ЗӨВЛӨМЖ
Архив,
албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр
зөвлөмж
хүргүүлэх тухай
2014 оны 03 дугаар сарын 21
Улаанбаатар
Нийслэлийн Боловсролын газар нь хэлтэс, харьяа газруудад архив, албан хэрэг
хөтлөлтийн заавар журмыг мөрдүүлж үйл ажиллагаанд тогтмолжуулах бодлого барин
ажиллаж байгаатай холбогдуулан дараах зөвлөмжийг өгч байна.
Үүнд:
1.
Онлайнаар хүний нөөцийн бүртгэл болон тоон тайлан илгээх
Цахим хуудас www.archive.ub.gov.mn холбогдож Хүний
нөөц буланд хандаж хүний нөөцийн /ажилтны мэдээлэл/ тайлангаа онлайнаар өгнө.
Хэрэглэгчийн нэр, нууц үгийг зөв бичиж Нэвтрэх товчийг дарна. “Тоон тайлан” буланд хандаж
архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тайлангаа онлайнаар өгөх боломжтой болсон. Албан
хэрэг хөтлөлтийн ажлын тоон тайланг жил бүрийн 02 дугаар сарын 01-ний дотор,
архивын баримтын мэдээг 06 дугаар сарын 01-ний дотор Нийслэлийн Архивын газарт
цахимаар илгээх;
2. Архивын ажилтанд ахлах, тэргүүлэх, зөвлөх мэргэшлийн зэрэг, зэргийн
нэмэгдэл олгох журмыг архивын газрын цахим хуудасны хууль, эрх зүй
булангийн Засгийн газрын тогтоол хэсгээс
уншиж танилцан жил бүрийн 02 дугаар сард дурдсан хугацаанд багтаан материалаа
бүрдүүлж ирүүлэх. Тодруулбал материалуудаа бүрдүүлж ирүүлэхдээ архив, бичиг
хэргийн мэргэжил олгох сургалтад хамрагдаж үнэмлэх авсан байх;
3. Архив, бичиг хэргийн мэргэшүүлэх сургалт /үнэмлэхтэй/ 2014 оны туршид
явагдах тул Архивын ерөнхий газарт
сарын өмнө захиалга өгөх; /АЕГ-ын
сургалт, судалгааны хэлтсийн утас 322160/
4. Тушаалын эрх зүйн үндэслэлийг зөв
томёолох;
4.1 Тушаал гаргах үйлийн эзэн /субьект/-д тус чиглэлээр тушаал гаргах эрх
олгосон хууль тогтоомжийн зүйл, заалт
4.2 Тушаалын үндсэн агуулга буюу яг ямар асуудлыг шийдвэрлэж байна, түүнийг
зохицуулж байгаа хуулийн зүйл, заалт
4.3 Хэд хэдэн хууль тогтоомж энэ асуудлыг зохицуулдаг бол тухайн асуудлыг
нарийвчлан заасан эрх зүйн актын зүйл, заалт
Дараалал нь:
1.
Хуулийн холбогдох заалт
2.
Засгийн газрын тогтоол, албан даалгавар
3.
Сайд, Төрийн нарийн бичгийн дарга, агентлагын даргын
тушаал
4.
НИТХ-ын тогтоол
5.
НЗД-ын захирамж
6.
НБГ-ын даргын тушаал
7.
Сургуулийн дүрэм, байгууллагын дотоод журмын холбогдох
заалт
2. Үүрэг болгосугай, даалгасугай гэдэг үгсийг оновчгүй сонгон
хэрэглэдэг алдаа:
2.1
“Үүрэг
болгосугай” гэдэг
үгийг тухайн албан тушаалтны үндсэн үүрэг дээр тодорхой болон бүрэн хугацаагаар
шинээр үүрэг нэмж өгөх тохиолдолд бичнэ.
2.2
“Даалгасугай” гэдэг үгийг нэг
удаа гүйцэтгэх ажил даалгахад бичнэ.
5. Байгууллагын архив, бичиг хэргийн ажлыг сайжруулах зорилгоор
5.1 Бүртгэлийн дэвтэр хөтлөлт, хяналт шийдвэрлэлтийн үйл ажиллагаа, мэдээ
тайлан гаргаж бэлэн болгох
5.2 Албан бичгийн хариуг хуулийн хугацаанд
ирүүлж бүртгэл хөтөлсөн байх,
5.3 Баримт бичгийн стандарт, түүнд тавигдах шаардлагыг тогтмол мөрдүүлж
хэвшсэн байх,
5.4 Тамга тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хэрэглэх, ашиглах үйл ажиллагаа, хэвлэмэл
хуудасны бүртгэл тооцоо, хариуцуулсан ажилтны тушаал гаргаж батлуулсан хяналт
тооцоо,
5.5 ХХНЖ-н дагуу хуулийн хугацаанд
ажилтнуудаас архивын баримтыг жагсаалт, бүртгэлээр хүлээн авсан байдал,
тэдгээрт бүртгэл хөтөлж, данс бүртгэл үйлдсэн, батлуулсан байх
5.6 Архив зүйн үүднээс эмхлэн
цэгцэлж ангилан төрөлжүүлсэн буюу архивын баримтаар хэрэг зөв бүрдүүлсэн
байдал,
5.7 Архивын баримтын хадгалалт,
хамгаалалтын байдал, заагуур, заагч үйлдсэн, байрлуулсан байдал
5.8 Архивын баримтын ашиглалт,
бүртгэл хөтөлсөн байдал
5.9 Тусгай төрлийн баримтын зохион
бүрдүүлэлт, хадгалалт хамгаалалтын үйл ажиллагаа, /CD,
DVD, гэрэл зургийн баримт, гэрэл зургийн цомог/
5.10 Тоо бүртгэлийн хөтлөлт, баяжилт, гэрчилгээ, тооллого явуулсан акт,
түүхчилсэн лавлах бүртгэсэн хөтөлсөн, баяжилт хийсэн байдал
архивын хадгалалт хамгаалалтын
нөхцлийг хангуулах зэрэг архивын ажлын
үндсэн зааварт тусгагдсан арга зүйн
баримт бичгийг хөтлөн үйл ажиллагаанд
тогтмолжуулж шалгуулах
6. Монгол улсын Архивын тухай
хуулийн 15 дугаар зүйлийн 15.1.11 дэх хэсэг, “Төрийн архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 8 дугаар
бүлгийн 8.4 дэх заалтуудыг үндэслэн, Төрийн архивын нөхөн бүрдүүлэлтийн ажлын
чанарыг дээшлүүлэх зорилтын хүрээнд 2013, 2014 оны нөхөн бүрдүүлэлтийн эх үүсвэрийн
жагсаалтад орсон сургууль, цэцэрлэгүүд нь
байгууллагын албан хэрэгт хөтлөгдөж дууссан, баримт бүрийн үнэ цэнийг
нягтлан шалгаж, техник боловсруулалт хийгдсэн байнга хадгалах баримтуудад данс
бүртгэл үйлдэж Архивын газрын ББНШАЗК-ын
хурлаар оруулж хэлэлцүүлэн төрийн архивт баримтуудаа шилжүүлэх ажлыг
эрчимжүүлэх, баримт бичгийн хадгалалт хамгаалалтыг сайжруулах, тоо бүртгэл
хөтлөх, дорвитой зохион байгуулалтын арга хэмжээ авч багаар хамтран ажиллах;
7. 10 жил үйл ажиллагаа явуулсан төрийн архивт баримт шилжүүлж байгаагүй,
хугацаа болсон харьяа сургууль, цэцэрлэгүүд дүүргийн Боловсролын хэлтэс дээр
бүртгэлээ өгч судалгаанд хамрагдах;
8. Төрийн архивт баримт бичиг шилжүүлэх ажлын явцыг хурдасгах зорилгоор
гэрээт архивч авч ажиллуулах, арга зүйн
зөвлөгөө авах,
9. Дүүргийн бичиг хэрэг хариуцсан мэргэжилтнүүдийг
сургалтад хамруулах, ур чадварыг дээшлүүлэх, харьяа сургууль, цэцэрлэгүүдийн
ажилтнуудад мэргэжил арга зүйн зөвлөгөө өгч чаддаг байх,
10 Жил бүр
захирамжлалын баримтад цахим хувь үйлдэж нийслэлийн Архивын газарт цахимаар
шилжүүлэх,
11. Байгууллагын бичиг баримтын эмх цэгц, заавар,
стандартыг мөрдүүлж ажиллах, дотоод зохион байгуулалтыг хангах үүднээс бичиг
хэргийн ажилтнуудыг тогтвор суурьшилтай ажиллуулах
12. Бичиг хэрэг хариуцсан ажилтнууд Нийслэлийн
Боловсролын газрын веб сайтыг тогтмол шалгаж байх
Хувийг: Сургуулийн захирал, эрхлэгч нарт
ДАРГА
Ц.ОТГОНБАГАНА
Хянасан: /ЗСХ-ийн дарга Ц.Мягмар
Боловсруулсан Архив бичиг хэргийн эрхлэгч Г.Ононгуа
